Nuevas reglas para la factura electrónica

La solución pública concreta el sistema

La Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, desarrolla las condiciones técnicas y funcionales de la solución pública de facturación electrónica. La norma completa el marco establecido por el Real Decreto 238/2026 y concreta cómo deberán emitirse, intercambiarse, registrarse y consultarse las facturas electrónicas dentro del sistema.

El sistema permite que empresarios y profesionales utilicen plataformas privadas, la solución pública de facturación electrónica o ambas. Sin embargo, quienes opten por no utilizar la solución pública para emitir o interconectar sus facturas deberán enviar simultáneamente una copia electrónica fiel a dicha solución. Esta copia tendrá que utilizar la sintaxis UBL y respetar el contenido mínimo establecido por la normativa de facturación.

Un formato electrónico común

La orden introduce una mayor homogeneidad técnica. Las facturas que se emitan o interconecten mediante la solución pública deberán utilizar el modelo semántico EN16931 y la sintaxis UBL. Además, se prohíbe incorporar archivos integrados o embebidos en estas facturas, aunque las facturas interconectadas podrán remitirse junto con una firma electrónica.

Cuando la solución pública intervenga en la emisión o interconexión, la factura quedará inmediatamente a disposición de la Administración y no será necesario remitir una copia fiel adicional. En cambio, las facturas gestionadas exclusivamente mediante sistemas privados estarán sujetas a la obligación de remisión de esa copia.

Control de facturas y pagos

La nueva regulación también refuerza la información sobre el estado de las facturas. El destinatario deberá comunicar, cuando proceda, su rechazo, la fecha de pago completo y la fecha de vencimiento. También podrá facilitar las fechas de recepción de las mercancías, servicios o facturas cuando resulten relevantes para determinar los plazos de pago previstos en la normativa contra la morosidad.

El emisor, por su parte, podrá comunicar información sobre el cobro o impago y sobre posibles discrepancias respecto de los datos comunicados por el destinatario. La regulación establece además que, si no existe rechazo ni una factura rectificativa posterior, la factura se presumirá aceptada.

Identificación y funcionamiento

Cada factura tendrá un código único formado por el NIF del emisor, la serie y número de factura y la fecha de expedición. Este sistema pretende facilitar la identificación de cada documento dentro de la solución pública.

La norma también establece mecanismos de validación y subsanación y prevé un plazo excepcional de cuatro días hábiles para determinados envíos cuando la solución pública permanezca inutilizable durante más de 24 horas por razones técnicas imputables a ella.

La orden entra en vigor al día siguiente de su publicación y dispone que la solución pública deberá estar disponible al menos dos meses antes de la primera aplicación efectiva del sistema.